Veränderungen mit einem angemessenen Projektmanagement erfolgreich umsetzen

Es ist bekannt, dass Veränderung die einzige Konstante in der Unternehmenswelt und eine dauerhafte Herausforderung für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) sowie die öffentliche Verwaltung ist. Damit ihr eure Organisation kontinuierlich anpassen und innovieren könnt – und das nachhaltig und erfolgreich im Sinne der Zielerreichung – ist ein ordentliches Change Management gepaart mit einem angemessenen Projektmanagement Voraussetzung.

Warum sind Projektmanagement und Projektportfoliomanagement für euren Veränderungsprozess unverzichtbare Werkzeuge?

Projektmanagement gibt eine klare Struktur und Planung für den gesamten Veränderungsprozess vor und unterstützt euch, die vielfältigen Aspekte der Veränderung zu berücksichtigen und zu koordinieren. Es hilft euch außerdem dabei, eure Ressourcen (wie finanzielle Mittel, Personal und Zeit) effizient zu planen und einzusetzen.

Kommunikation als auch die Planung und Organisation von Kommunikation ist essenziell für eine erfolgreiche Veränderung und wesentlicher Bestandteil im Projektmanagement. Jede Veränderung birgt zudem Risiken, die Identifikation von und Einflussnahme auf Risiken ist ebenfalls ein Aufgabenbereich im Projektmanagement. Zuletzt beinhaltet Projektmanagement auch die kontinuierliche Überwachung und Bewertung des Fortschritts im Veränderungsprozess, um sicherzustellen, dass die gesetzten Ziele erreicht werden und der Veränderungsprozess nicht ins Stocken gerät.

Ein Projektportfoliomanagement ermöglicht es, alle eure laufenden und geplanten Veränderungsprojekte ganzheitlich zu betrachten und zu steuern. Es stellt sicher, dass eure Projekte auf eure übergeordneten strategischen Ziele abgestimmt sind und diese nicht isoliert, sondern im Kontext der Gesamtstrategie, betrachtet und priorisiert angegangen werden können. Ein PPM hält viele Vorteile für euch bereit:

  • Vermeidung von Zielkonflikten
  • Eine bessere Planung, Steuerung und Überwachung eures Ressourceneinsatzes
  • Übersicht über den Status aller Veränderungsinitiativen bzw. Transparenz und Kontrolle über den Fortschritt der Veränderungsprojekte
  • Grundlage für konstruktive und nachhaltige Entscheidungsfindungen
  • Schnelleres Erkennen von Unterstützungsbedarfen der Projekte
  • Risikomanagement auf Portfolioebene

Projektmanagement und Projektportfoliomanagement sind wertvolle Werkzeuge, um Change Management in KMU und der öffentlichen Verwaltung effektiv zu unterstützen. Ich arbeite dabei mit klassischen und agilen Methoden: Wenn ihr mehr darüber erfahren möchtet oder Unterstützung bei der Einführung braucht, bin ich gerne eure Ansprechpartnerin.


Eisberg in Sicht.

Auf eurer Reise durch das Wasser der Veränderungen begegnet ihr hin und wieder dem ein oder anderen Eisberg – das sind die Herausforderungen, die es bei eurer Veränderung zu bewältigen gilt. Hier einige Herausforderungen, die ich in der Begleitung von Veränderungsprozessen erfahren habe und bei deren Umschiffung ich euch gerne unterstütze:

Wo stehen wir eigentlich gerade?
Die Ausgangslage ist unklar. Ziele sind nicht definiert bzw. nicht messbar. Der Fortschritt ist aufgrund fehlender Klarheit über die Ausgangslage und Ziele nicht messbar.

Wie erreichen wir unsere Veränderungsziele eigentlich?
Es fehlen eine Strategie und/oder ein angemessenes, unterstützendes Projekt- und Portfoliomanagement.

Warum “floppt” die Neuerung oder wird nicht angenommen?
Die Dringlichkeit und der Nutzen sind für die Zielgruppe nicht ersichtlich. Die Projektergebnisse wurden nicht durchdringend oder unverständlich kommuniziert/beworben. Die Entwicklungszeit war zu lang, die Ergebnisse sind bereits outdated.

Weshalb sind wir häufig überlastet?
Es fehlen Fokussierung, Priorisierung und eine ganzheitliche Übersicht. Die Rollen und Zuständigkeiten sind unklar. Es mangelt an prozessorientiertem Denken. Es fehlen unterstützende Methoden, Vernetzung, Kommunikations- und Meeting-Strukturen.

Wieso erfindet jedes Team das Rad neu?
Es herrscht Silo-Denken vor, jedes Team arbeitet für sich. Es mangelt an Vernetzung und/oder an einem zentralen Wissens-/Kompetenzmanagement.

Weshalb setzen sich Neuerungen nicht durch oder “verkrauten”?
Es fehlt ein Verstetigungs-/Integrationskonzept. Es mangelt an Zuständigkeiten und Kompetenzen.

Weshalb reagieren wir auf Veränderungen so schwerfällig?
Es mangelt an geeigneten und/oder agileren Methoden und an einem flexiblen Mindset. Es fehlen ein angemessenes Portfolio- und Risikomanagement.


Flexibler werden mit Agilem Change Management

Agiles Change Management bietet zahlreiche Vorteile, die besonders für KMU und die Öffentliche Verwaltung wertvoll sind. Es ermöglicht euch eine hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, sodass ihr schneller auf Veränderungen reagieren könnt. Zudem stehen die Bedürfnisse der Mitarbeitenden im Mittelpunkt und durch iterative Schritte können Änderungen schneller und effizienter umgesetzt werden. Der aktive Einbezug der Mitarbeitenden und die transparente Kommunikation durch regelmäßige Meetings und Updates steigert die Akzeptanz von Veränderungen, fördert Vertrauen und Klarheit. Risiken werden minimiert, da frühzeitig Anpassungen vorgenommen werden können. Zudem fördert eine agile Kultur Innovation und kontinuierliches Lernen, was langfristig zu besseren Ergebnissen führt.